Procedura Reklamacji 

1.Cel

Celem niniejszej instrukcji jest określenie jednolitego systemu postępowania w przypadku otrzymania reklamacji na sprzedane towary oraz sprawdzania paczek przez dystrybucję.

2.Zakres

Procedura obowiązuje pracownika działu reklamacji oraz pracowników niezbędnych do realizacji reklamacji (np. pracownika działu technicznego).

 

3.Odpowiedzialność i uprawnienia

• Kierownik magazynu – odpowiada za wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie reklamacji
• Pracownik działu reklamacji – odpowiada za realizację zgłoszenia reklamacji, od momentu otrzymania zgłoszenia do jej rozparzenia
   

4.Sposób postępowania

 

4.1 Wszystkie paczki musza być weryfikowane przy kurierze – brak weryfikacji i jej potwierdzenia (zdjęciowego) uniemożliwia rozpatrzenie reklamacji dotyczące uszkodzonych produktów w paczce.

 

4.2 Reklamacje składane raz na 3 miesiące w zbiorczym opakowaniu

 

               4.2.1 Formularz 14 GMP F2_Dokument reklamacyjny powinien zawierać wszelkie informacje niezbędne do rozpatrzenia zgłoszonej reklamacji tj.:

• Dane osoby składającej reklamację
• Tel. Kontaktowy
• Adres e-mail
• Numer dokumentu, na podstawie którego został dokonany zakup
• Szczegółowe informacje na temat reklamowanego towaru (dokładna nazwa, pojemność (jeżeli dotyczy), numer partii)
• Opis wady produktu
• Dokumentacje fotograficzną - ważne, by na zdjęciu znajdowała się ilość adekwatna do rozpisanej na formularzu, zdjęcia w nazwie mają odnosić się do numeru reklamacji
• Oczekiwania w przypadku uznania reklamacji
   
       4.2.2 Dodatkowo:
• Ważne jest też, aby wskazać, w opisie wartości towaru, że jest to: Sample or gift – value for customs purposes only.
• Fakturę w oryginale należy załączyć na zewnątrz paczki w osobnej przyldze lub kopercie, obok etykiety adresowej.
• Najlepiej, aby na fakturze była umieszczona niższa kwota np. 0,01 €,
               

                4.2.3 Produkty które odsyłane będą zbiorczo - prosimy wcześniej zgłaszać mailowo z załączonym formularzem
Dzięki temu unikniemy opóźnień przy dostawie produktów na magazyn Slowianki oraz zredukujemy koszty i czas ich obsługi

 

4.3 Reklamacje składane drogą mailową - bez konieczności odsyłania produktów

 

            4.3.1 Reklamacje na podstawie maila (bez odsyłania produktów) rozpatrywane są w przypadku:

Uszkodzonych pędzli (rozczapierzone włosie, skuwka, która odpada od rączki)
Dużego pędzelek w butelce 5ml i odwrotnie
Uszkodzonego opakowania (buteleczki z hybrydą/okrągłe pojemniki na pyłki bądź pudry, uszkodzone cleaner'y)
Produkty puste
Uszkodzone tubki z Arter Gel (źle zgrzane - produkt wycieka od góry)
           
            4.3.2 Produkty te należy zutylizować we własnym zakresie – utylizacja może nastąpić dopiero po rozpatrzeniu reklamacji.
            4.3.3 Reklamacje takie przesyłane mają być drogą mailowa na adres [email protected] wraz z formularzem reklamacyjnym 14 GMP F2_Dokument reklamacyjny oraz zdjęciami.

            4.3.4 Formularz 14 GMP F2_Dokument reklamacyjny powinien zawierać wszelkie informacje niezbędne do rozpatrzenia zgłoszonej reklamacji tj.:

• Dane osoby składającej reklamację
• Tel. Kontaktowy
• Adres e-mail
• Numer dokumentu, na podstawie którego został dokonany zakup
• Szczegółowe informacje na temat reklamowanego towaru (dokładna nazwa, pojemność (jeżeli dotyczy), numer partii
• Opis wady produktu
• Dokumentacje fotograficzną - ważne, by na zdjęciu znajdowała się ilość adekwatna do rozpisanej na formularzu
• Oczekiwania w przypadku uznania reklamacji
   
  Brak tych informacji powoduje opóźnienia w rozpatrzeniu reklamacji. Czas jej rozpatrywania jest liczony od momentu przesłania kompletnej dokumentacji

 

            4.3.5 Produkty co do których będą wątpliwości związane z rozpatrzeniem reklamacji - będą musiały być odesłane jak w pkt 4.1.

            4.4. Reklamacje uszkodzonych produktów podczas transportu:

            4.4.1 Paczkę należy otwierać w obecności kuriera. W przypadku stwierdzenia uszkodzeń produktów, fakt taki należy zgłosić do 3 dni od daty odbioru paczki drogą mailową na adres [email protected] wraz z dokumentacją zdjęciową - z dnia dostarczenia paczki.

            4.4.2 W przypadku przekroczenia terminu złożenia reklamacji – nie mamy możliwości przekazania jej do kuriera w celu rozpatrzenia. Z tego powodu reklamacje złożone po terminie – nie będą rozpatrywane i koszty wynikające ze szkody pokrywa dystrybutor.

            4.4.3 Podstawą do wymiany uszkodzonych produktów jest zdjęcie (zgodnie z ilością) z widoczną nazwa produktu.

            4.4.4 Uznane do wymiany produkty będą odsyłane na magazyn Slowianki raz na 3 miesiące w paczce zbiorczej.

            4.4.5 Czas rozpatrywania reklamacji przedłuża się do momentu uzyskania pełnej dokumentacji.

 

4.5 Dokument reklamacyjny

            4.5.1 Dokument reklamacyjny 14 GMP_F2 jest okresowo przeglądany i aktualizowany. W razie zmian w treści dokumentu zostanie on przesłany dzień wcześniej. Prosimy o dostosowanie się do zmian w formularzu.

 

5.Dokumenty związane

14 GMP F2_Dokument reklamacyjny

 

6.Załączniki

Nie dotyczy